Käyttöohje

Määritä automaatio

Automaatio kokoaa toistuvat käyttötehtävät yhteen paikkaan. Aktivoi tarvittavat moduulit, kuten automaattiset SMS- ja sähköpostiviestit, virran optimointi ja automaattinen lämpötilan ohjaus, määritä säännöt ja seuraa toimintaa. Vain aktivoidut moduulit näkyvät valitulle tenantille. Kun moduuleja ei ole aktiivisena, sivulla näkyy automaatiokuvitus ja kehotus hallita moduuleja.

Toimi näin

1. 1Automaatiomoduulin aktivointiAvaa Automaatio > Hallitse moduuleja, aktivoi moduulit, tallenna/sulje ja odota synkronointia. Moduuli näkyy korttina ja valikossa. Tarkista säännöt ennen poistamista käytöstä.
2. 2Automaattiviestin luominenAvaa Automaatio → Automaattiviestit ja lisää tai muokkaa viestiä. Valitse ajoitus ja vastaanottaja: varauksen vieras tai erikseen määritetyt vastaanottajat. Jälkimmäiset edellyttävät osoitetta tai puhelinnumeroa. Tarvittavat käynnistimet näyttävät 24 tunnin tunti- ja minuuttivalinnat tai aikasiirtymän käynnistimen vieressä. Ota viestisisällössä käyttöön sähköposti, SMS tai molemmat ja muokkaa kanavia omissa välilehdissään. Sähköpostissa on aihe ja tekstiosa. Työkaluriviltä avautuvat mallit, vierasportaalin painike ja muuttujaohje. Lähetysehdot ovat suljettuina ja näkyvät vain varausvieraille. Huoneviestien määrä näkyy erillisen luonnosikkunan avauspainikkeessa. Peruuttaminen hylkää ikkunan muutokset; muutosten hyväksyntä siirtää huonetekstit pääviestiin. Tallenna pääviesti säilyttääksesi kaiken. Tarkistus avaa virheellisen kanavan ja kohdistaa korjattavaan kenttään. Automaattisten viestien kortit näyttävät esikatselut vain käytössä oleville toimitustavoille. Lähetä viesti -ikkuna noudattaa valittua mallia: aihe, sähköpostiosoite ja esikatselu näkyvät vain sähköpostille; puhelinnumero ja tekstiviestin esikatselu vain tekstiviestille. Sähköpostin sisältö näytetään rivinvaihtoineen ja painikkeineen suoraan ikkunan esikatselussa. Avaa Muokkaa — Sähköpostin sisältö muokataksesi HTML-lähdekoodia; muutokset päivittyvät esikatseluun ja sisältyvät lähetettävään viestiin. Tekstiviesti säilyy pelkkänä tekstinä. Koontinäytön tapahtumaloki näyttää sähköpostisisällön HTML-muodossa rivinvaihtoineen, purettuine merkkeineen ja vierasportaalin painikkeineen. Tekstiviestit ja muut tapahtumakentät säilyvät pelkkänä tekstinä.
3. 3Triggerien merkitysSaapumispäivä lähettää aloituspäivänä paikallisen ajan jälkeen. Aloitusaika ohitettu tulee voimaan varauksen alusta aikasiirtymällä sen loppuun tai uloskirjautumiseen asti; muokkaus ei sulje pois aiempia varauksia eikä lähetä toimitettuja kanavia uudelleen. Lähtöpäivä lähettää lopetuspäivänä. Varaus luotu koskee aktivoinnin jälkeen luotuja tulevia varauksia. Check-in koskee kirjautunutta ja päivittää aloitusajan; checkout enintään 48 h lopusta. Vain malli ei lähetä. Neljä anturitriggeriä näkyy, mutta nykyinen backend ei käsittele niitä.
4. 4Viestikenttien merkitysAika käyttää organisaation aikavyöhykettä. Aikasiirtymä on oletuksena 0; -60 lähettää tuntia ennen varauksen alkua ja 60 tuntia sen jälkeen. Vastaanottaja-, maksu-, siivous- ja voimassaoloehdot pysyvät voimassa. Ajan muuttaminen ei lähetä toimitettuja kanavia uudelleen. Mallin käyttö korvaa vain nykyisen kanavan tekstin, ei käynnistintä tai toista kanavaa. Poistetut kanavat säilyttävät luonnostekstinsä. Huoneohjeet tukevat yleistä ja kanavakohtaista tekstiä sekä valinnaista kielikoodia; tyhjä tarkoittaa kaikkia kieliä. Lisää {roominstructions} päätekstiin sisällyttääksesi valitut huoneohjeet. Muuttujaohje avautuu erilliseen ikkunaan eikä näy jatkuvasti lomakkeessa. Muuttujat: {name}, {room}, {code}, {arrivalDate}, {arrivalDateText}, {departureDate}, {departureDateText}, {guestportal}. Käytä muuttujia aiheessa tai viestitekstissä, kun luot tai muokkaat viestiä. Molemmat päivämäärät käyttävät organisaation aikavyöhykettä. {departureDate} käyttää alueellista numeromuotoa (Europe/Oslo: 18.09.2026; America/New_York: 09/18/2026). {departureDateText} tuottaa 18 sep 2026, aina englanninkielisellä kuukauden lyhenteellä pienin kirjaimin. Alueilla, joita ei tueta, numeromuoto on yyyy-MM-dd. {arrivalDate} ja {arrivalDateText} käyttävät varauksen alkamispäivää samoissa numero- ja tekstimuodoissa kuin lähtömuuttujat. Käytä saapumiseen {arrivalDateText} ja lähtöön {departureDateText}. Luo tai muokkaa viestiä kohdassa Automaatio → Automaattiviestit ja ota sähköposti käyttöön viestisisällössä. Aseta kohdistin sähköpostin tekstissä haluttuun kohtaan ja valitse vierasportaalin painikkeen lisäys. Toinen valintaikkuna avautuu: anna painikkeen teksti, taustaväri ja tekstiväri sekä tarkista tyylin esikatselu. Lisää painike palataksesi viestiin tai peruuta palataksesi muuttamatta sähköpostia. Valittu teksti korvataan; ilman kohdistimen paikkaa painike lisätään loppuun. Oletusvärit ovat sininen #1068F0 ja luonnonvalkoinen #F8F8F8. Värit hyväksyvät muodot #RGB ja #RRGGBB; teksti ei saa sisältää lainausmerkkejä tai rivinvaihtoja. Lisätty {guestportalbutton}-muuttuja tallentaa tekstin ja värit; muokkaa sitä viestin tekstissä muuttaaksesi olemassa olevaa painiketta. Esikatselu näyttää vain tyylin eikä avaa varausta. Painikkeet edellyttävät varausta ja toimivat vain sähköpostin tekstiosassa; käytä {guestportal}-muuttujaa tekstiviesteissä ja aiheissa. Tallenna viesti säilyttääksesi painikkeen. Vierasportaalipainikkeen lisäys on mallien näyttämisen vieressä. Huonekohtaisia viestejä ei enää muokata tässä viesti-ikkunassa. Vierasportaalipainikkeen ikkunassa on värivalitsimet taustan ja tekstin heksakenttien vieressä. Värin valinta päivittää heksa-arvon ja esikatselun; tekstikentät hyväksyvät edelleen muodot #RGB ja #RRGGBB. Automaattiviestien editori on yksi yhtenäinen näkymä: käynnistin ja toimitusasetukset ovat SMS- ja sähköpostikenttien yläpuolella, ja niiden jälkeen tulevat mallit, vierasportaalipainike ja muuttujaohje. Kun viesti lähetetään varauksen vieraalle, valitse Lisää huoneita vierasportaalipainikkeen lisäyksen vasemmalta puolelta ja valitse yksi tai useampi huone. Erillinen ikkuna näyttää huoneet valintaruutuina. Käytä suodatinta palauttaa valinnan viestieditoriin; Peruuta tai Escape hylkää ikkunan muutokset. Tallenna pääviesti säilyttääksesi valinnan. Valitut huoneet näkyvät painikerivin alla; poista tunniste tai huoneen valinta muuttaaksesi luetteloa. Esikatselu näyttää huoneet ennen SMS-, sähköposti- ja varauksen vieras -tunnisteita. Tallenna viesti ottaaksesi suodattimen käyttöön; Peruuta hylkää muutokset. Tyhjä luettelo sisältää kaikki huoneet. Vaihto kiinteisiin vastaanottajiin tyhjentää huonevalinnan. Suodatin on riippumaton huonekohtaisesta sisällöstä. Laajentaminen tai tyhjentäminen voi lähettää viestejä lähetysehdot täyttäville varauksille, joille viestiä ei vielä lähetetty. Varoitus 5, Huone ei sisälly valintaan, tarkoittaa lähetysajankohdan saavuttaneen varauksen poissulkemista ilman muuta onnistunutta automaattiviestiä; onnistunut lähetys poistaa varoituksen. Valitse kaikki merkitsee kaikki huoneet, ja Poista kaikki valinnat tyhjentää valinnan. Osittaisen valinnan jälkeen painike valitsee kaikki huoneet. Käytä suodatinta palauttaa muutokset editoriin; tyhjä valinta tarkoittaa tallennettaessa kaikkia huoneita. Huoneluettelo järjestetään portaalin kielen mukaiseen luonnolliseen aakkos- ja numerojärjestykseen kirjainkoosta riippumatta: Huone 2 näkyy ennen Huonetta 10.
5. 5Automaattiviestin muokkaaminenValitse kolme pistettä > Muokkaa, muuta kenttiä ja päivitä. Muokkaus muuttaa Varaus luotu -triggerin aktivointiaikaa.
6. 6Automaattiviestin poistaminenValitse kolme pistettä > Poista ja vahvista. Uudet lähetykset loppuvat; lähetetyt viestit ja lokit jäävät. Vain malli säilyttää tekstin ilman lähetystä.
7. 7Lukkoautomaation ajastaminenAktivoi Lukkoautomaatio kohdassa Automaatio > Hallitse moduuleja, avaa Määritä lukkoautomaatio ja valitse Uusi tehtävä. Nimeä tehtävä, valitse yksi trigger — Avaa pitää lukot ja lukko-ohjaimet auki ja releet kiinni, Sulje lukitsee ja avaa relepiirin, Pulssiavaus avaa hetkeksi — ja valitse lukot, lukko-ohjaimet ja releet, joita se koskee. Määritä aikataulu tyypeillä Kerran, Päivittäin, Viikoittain tai Kuukausittain, toistovälillä, viikonpäivillä tai kuukauden päivillä, kellonajalla ja aloituspäivällä sekä valinnaisella päättymispäivällä ja aikavyöhykkeellä. Aikataulu toimii paikallisessa ajassa, joten tehtävä säilyttää kellonaikansa kesäajan vaihtuessa; avaus klo 08:00 ja lukitus klo 16:00 ovat kaksi eri tehtävää. Vahvista turvallisuusvakuutus ennen tallennusta, koska tehtävä ohjaa fyysistä kulkua ilman paikalla olevaa käyttäjää. Päätepisteet on rajattu pääkäyttäjille, tehtävät suoritetaan vain moduulin ollessa käytössä, ajastin tarkistaa kerran minuutissa ja väliin jäänyt suoritus ohitetaan sen sijaan, että se ajettaisiin myöhässä. Muokkaa, poista käytöstä tai poista tehtävä kortin valikosta ja varmista jokainen suoritettu ja epäonnistunut toiminto laitekohtaisesti tapahtumalokista.
8. 8Energy Agentin aktivointi ja avaaminenAktivoi Energy Agent kohdassa Automaatio > Hallitse moduuleja. Moduulikortissa näkyy tämän jälkeen Avaa Energy Agent, ja Energy Agent ilmestyy omaksi kohdakseen vasempaan valikkoon; moduulin ollessa pois käytöstä kumpaakaan ei näytetä. Solvotix Energy Agent toimii omana sovelluksenaan erillisessä aliverkkotunnuksessa, joten linkki avautuu uuteen välilehteen. Pysyt kirjautuneena: molemmat sovellukset käyttävät samaa kirjautumista, joten erillistä kirjautumista ei tarvita. Aktivointi tallennetaan vuokralaiskohtaisesti, joten vaihda ensin vuokralaista, jos haluat moduulin toiseen kohteeseen.
9. 9Suorita lukkoautomaatio nytAvaa Automaatio → Lukkoautomaatio ja valitse tehtäväkortin valikosta Suorita nyt. Tehtävän ja moduulin on oltava käytössä. Vahvista tehtävän nimi, laukaisin ja kaikki kohdelaitteet. Määritetty komento asetetaan heti jonoon kullekin laitteelle muuttamatta aikataulua; kortin Viimeisin suoritus -päiväys päivittyy tähän manuaaliseen yritykseen. Tulos näyttää jonoon asetetut laitteet; se ei todista, että lukko tai rele toimi. Tarkista tapahtumaloki ja jokaisen laitteen fyysinen tila. Aikakatkaisun jälkeen tarkista molemmat ennen uutta yritystä, koska komento on voitu jo asettaa jonoon.
10. 10Organisaation nimi vierasportaalissaVierasportaali näyttää organisaation nimen ylhäällä kielivalinnan ja varaustietojen yläpuolella. Nimi näkyy myös ennen vierailua ja sen jälkeen, kun se on saatavilla. Jos nimeä ei voida ladata, otsikko piilotetaan ja portaali toimii edelleen. Mobiilissa vierasportaali näyttää suuret huone- ja pääsykoodikortit rinnakkain sekä koko leveydelle ulottuvan uloskirjautumiskortin lähtöaikoineen. Tietopainike kertoo, milloin uloskirjautuminen on mahdollista. Hotellin viestit ja kielivalinta näkyvät alla. Näkyvyysasetukset ovat edelleen voimassa, ja työpöytänäkymä säilyy ennallaan. Reittiohjeessa Takaisin palauttaa vierasportaalin päänäkymään. Lähtöpäivänä Ilmoita lähdöstä kertoo henkilökunnalle vieraan lähdöstä. Vahvista lähtö suorittaa nykyisen uloskirjautumistoiminnon; vahvistus varoittaa, että pääsy huoneeseen poistetaan käytöstä 5 minuutin kuluttua. Painike ei vahvista maksun suorittamista. Kohdassa Automaatio → Vierasportaali → Portaalin toiminta tekstikenttä näkyy vain, kun Näytä ohjeet ennen majoitusta on käytössä. Kirjoita ohjeet ja tallenna asetukset. Vieraat näkevät tekstin suljetussa portaalissa ennen saapumista vain, kun pääsy on myös rajattu varausajalle, varauksella on kelvolliset alku- ja loppupäivät eikä uloskirjautumista ole tehty. Tyhjä teksti piilotetaan; ohjeet eivät näy majoituksen aikana tai sen jälkeen. Sama pelkkä teksti koskee kaikkia huoneita ja kieliä, ja rivinvaihdot säilyvät; HTML:ää ja mallimuuttujia ei tulkita. Ohjeet eivät anna aikaista pääsyä huonekoodeihin tai toimintoihin. Asetuksen poistaminen käytöstä piilottaa kentän poistamatta tekstiä. Ennen majoitusta annettavat ohjeet näkyvät ilman otsikkoa. Ennen varauksen alkua suljettu portaali näyttää reaaliaikaisen lähtölaskennan neljässä kehystetyssä kentässä: päivät, tunnit, minuutit ja sekunnit. Numerot hohtavat ja taustalla on hillitty sininen horisontti. Nollassa portaali tarkistaa käyttöoikeuden uudelleen palvelimelta ennen varaustietojen näyttämistä. Lähtölaskenta näkyy majoitustietojen yläpuolella tietokoneella ja mobiilissa. Jos avautumisaikaa ei ole tai majoitus on päättynyt, näytetään tilaviesti. Mobiilissa majoituspaikan nimen sisältävä otsikko on keskitetty. Pyydä vieraita vahvistamaan yhteystietonsa on oletuksena pois käytöstä. Kun asetus on käytössä, ikkuna avautuu kerran sivukäynnillä sekä suljetussa että avoimessa portaalissa, kunnes yhteystiedot on vahvistettu, vaikka puhelin ja sähköposti olisivat jo tallennettuina. Nykyiset tiedot ladataan tarkistusta ja korjausta varten. Valitse uudelle numerolle maatunnus; nykyinen numero voi säilyttää muotonsa. Puhelin ja sähköposti ovat pakollisia. Jatka näyttää molemmat arvot; Vahvista ja tallenna vahvistaa ne yhdessä. Portaali lukee tallennetut tiedot uudelleen ennen onnistumisilmoitusta. Vahvistettuja tietoja ei voi muokata täällä eikä niitä pyydetä uudelleen. Ristiriidassa nykyiset tiedot ladataan korvaamatta vahvistettuja tietoja. Tilapäinen virhe sallii uuden yrityksen samoilla arvoilla. Myöhemmin sulkee ikkunan; Vahvista yhteystiedot avaa sen uudelleen. Vahvistus ei varmista puhelimen tai sähköpostin omistajuutta. Näytä ohjeet ennen majoitusta on myös oletuksena pois käytöstä. Yhteystietoikkunan ulkopuolelle napsauttaminen tai Escape ei sulje sitä. Valitse Jatka jatkaaksesi tai Myöhemmin sulkeaksesi ikkunan. Vaalea, läpikuultava tausta lisää yhteystietoikkunan kontrastia. Suljetussa portaalissa Vahvista yhteystiedot näkyy varausilmoituksessa Tarkista uudelleen -painikkeen sijaan vain, kun vahvistus tarvitaan. Aktiivisessa portaalissa säilyy erillinen yhteystietopainike. Avoimessa portaalissa tietokoneella Vahvista yhteystiedot näkyy oikeassa yläkulmassa majoituspaikan otsikon vieressä. Mobiilissa säilyy erillinen yhteystietopainike. Kun Näytä ohjeet ennen majoitusta on käytössä, suljettu portaali näyttää ennen saapumista myös majoituksen yhteenvedon sekä saatavilla olevat sisään- ja uloskirjautumispäivät vuokralaisen aikavyöhykkeessä ja alueellisessa muodossa. Yhteenveto näkyy myös ohjetekstin ollessa tyhjä. Huone- ja koodikortit noudattavat näkyvyysasetuksiaan, mutta näyttävät vain tekstin ”Saatavilla, kun kaikki on valmista”; todelliset huonenimet, numerot ja koodit pysyvät piilossa, kunnes pääsy sallitaan. Yhteenveto piilotetaan, jos asetus on pois käytöstä, majoitus on päättynyt tai varausta ei voida vahvistaa. Suljettu näkymä on tasattu yhteen sarakkeeseen: ensin lähtölaskenta ja toissijaiset toiminnot, sitten samankokoiset majoituskortit ja ohjeet. Päivämäärät näkyvät ennen huoneen ja koodin paikkamerkkejä. Kortit ovat neljässä sarakkeessa tietokoneella ja 2×2-ruudukossa mobiilissa, myös kapeilla näytöillä. Vierasportaalin tarjouskuvat täyttävät kortin koko leveyden tietokoneella ja mobiilissa. Korkeus mukautuu kuvan alkuperäisiin mittasuhteisiin, joten koko kuva näkyy ilman rajausta.